Consultant en conduite du changement

Ma mission : Faire adopter la nouvelle Digital Workplace

Contexte de ma mission

Un groupe international spécialisé dans le négoce de matières premières a retenu la suite Office 365 pour  équiper les postes de travail de tous ses collaborateurs. Shift intervient pour affiner la stratégie, mettre en place les outils et conduire le changement vers de nouveaux usages collaboratifs, en particulier ceux offerts par la solution Groups. Le contexte est complexe (forte disparité des profils, de nombreux enjeux opérationnels...) et l’environnement est international (la langue de travail est l’anglais).

Ce que j’ai fait

Au sein de la petite équipe dédié au Change Management, j’ai commencé par concevoir et proposer une vision et une feuille de route pour les prochains mois. Cela nous a permis de bien aligner l’ambition et de valider les moyens à disposition.

Ensuite, j’ai passé plusieurs semaines à concevoir et détailler le plan de conduite du changement sur plusieurs axes : la communication, la formation, la communauté des key users, les outils en selfservice. Il y avait une attente forte en termes de formations : j’ai donc pensé et conçu tous les kits de formation (des PPT pour des sessions classiques, mais aussi des tutos vidéos, plus faciles à appréhender sur un temps court). Ces formations étaient déclinées en trois niveaux : ambassadeurs, early adopters, et utilisateurs finaux.

J’ai aussi préparé l’animation de ces formations. Pour cela, j’ai réalisé des ateliers de recueil de besoin métiers et de coaching, adapté en groupe ou individuels afin de comprendre au mieux les besoins de chaque profil en terme de formation. Cela m’a permis d’imaginer plusieurs formats d’animation, adaptés à chacun, disponibles en présentiel ou à distance.

Enfin, j’assurais aussi le suivi et le reporting de cette conduite du changement : KPIs, préparation et animation des Steering Committees...

Ce que j’ai aimé

Travailler en anglais, c’est un vrai plus dans une mission. J’ai aussi rapidement eu la confiance de mon client, qui m’a accordé beaucoup d’autonomie dans mon organisation.

Ce que j’ai appris

Qu’il faut être à l’écoute et très créatif quand il s’agit de conduite du changement ! Les formations classiques ne suffisent plus. Si j’ai réussi cette mission, c’est grâce à quelques key users engagés et moteurs, qui ont donné l’exemple et relayé les nouveaux usages !

Bilan

La module Groups est maintenant utilisé au quotidien par 22 000 collaborateurs, répartis dans 50 pays.